展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理對(duì)成功地辦好一屆展覽會(huì)至關(guān)重要，任何環(huán)節(jié)都不能忽視。現(xiàn)場(chǎng)管理做得不好，會(huì)影響專(zhuān)業(yè)觀眾和參展商對(duì)展會(huì)的滿(mǎn)意程度，甚至影響整個(gè)展會(huì)的品質(zhì)。分享有效提高展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理水平的方法，將起到很好的指導(dǎo)作用。

　　1、組織管理

　　主辦單位在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)成立應(yīng)急處理小組，由一名總指揮、兩名副指揮及若干工作人員組成，工作人員的多少與展會(huì)的規(guī)模成正比。

　　當(dāng)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)緊急情況或各個(gè)服務(wù)外包公司都不知如何處理的問(wèn)題時(shí)，統(tǒng)一交由應(yīng)急處理小組處理，并由各個(gè)承包商給予必要的支持。

　　為了保證應(yīng)急處理小組的辦事效率，要求各個(gè)服務(wù)承包商只有在問(wèn)題不能解決或需要多個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)的時(shí)候，才可以求助于應(yīng)急處理小組。

　　同時(shí)，應(yīng)急處理小組的組建最好在開(kāi)展前一周的“碰頭會(huì)”之前，方便“碰頭會(huì)”時(shí)將應(yīng)急處理小組主要負(fù)責(zé)人介紹給各個(gè)服務(wù)承包商，以便應(yīng)急處理小組在現(xiàn)場(chǎng)工作中得到各個(gè)服務(wù)承包商的必要支持。

　　2、問(wèn)題識(shí)別

　　主辦單位應(yīng)該充分考慮展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)可能產(chǎn)生的問(wèn)題，具體包括展臺(tái)設(shè)計(jì)、展臺(tái)搭建、展臺(tái)租賃、展具出租、貨物運(yùn)輸、現(xiàn)場(chǎng)觀眾登記、現(xiàn)場(chǎng)觀眾指引及導(dǎo)覽、清潔保安、餐飲服務(wù)等方面的問(wèn)題。

　　在展會(huì)開(kāi)始布展前一周左右，召開(kāi)全體服務(wù)承包商會(huì)議即”碰頭會(huì)”，明確各個(gè)服務(wù)承包商在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)范圍與責(zé)任。

　　對(duì)于召開(kāi)多次的展會(huì)，可以將以往展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的問(wèn)題及處理對(duì)策大致歸類(lèi)并集結(jié)成冊(cè)，分發(fā)給各個(gè)承包商，促使各個(gè)服務(wù)承包商在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)再面對(duì)上述問(wèn)題時(shí)，迅速做出反應(yīng)，積極解決展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的問(wèn)題。

　　3、餐飲管理

　　展覽會(huì)主辦單位通過(guò)合同條款對(duì)餐飲服務(wù)承包商的菜單、份量和價(jià)格等進(jìn)行嚴(yán)格的約束，以確保現(xiàn)場(chǎng)餐飲服務(wù)的質(zhì)量。

　　而且在展會(huì)餐飲區(qū)，餐飲服務(wù)人員應(yīng)該及時(shí)清理簡(jiǎn)易飯盒等餐具，為參展商和專(zhuān)業(yè)觀眾營(yíng)造一個(gè)良好的就餐環(huán)境。

　　4、參展商和觀眾投訴處理

　　在展覽會(huì)舉辦過(guò)程中，迫切需要一個(gè)專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)來(lái)處理各種投訴，這一機(jī)構(gòu)可以附屬于應(yīng)急處理小組，隨時(shí)處理展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的各種投訴。

　　例如，在第二屆中國(guó)(深圳)消費(fèi)商品采購(gòu)大會(huì)上，組委會(huì)在總服務(wù)臺(tái)設(shè)立了投訴處，負(fù)責(zé)處理參展商和觀眾的`各種投訴，收到了比較好的效果。

　　5、現(xiàn)場(chǎng)登記入場(chǎng)

　　觀眾登記處的服務(wù)直接影響了參觀人士對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的印象。因此，提高現(xiàn)場(chǎng)登記入場(chǎng)工作的效率顯得格外重要。絕大多數(shù)展會(huì)組織者都偏向于把預(yù)先登記的觀眾和現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾分開(kāi)。

　　有些展覽會(huì)還進(jìn)一步將現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾分成兩類(lèi)，即有名片的和無(wú)名片的。前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換取胸卡，后者要在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫(xiě)登記表然后再到登記處辦理手續(xù)。

　　6、參展商行為管理

　　在布展、開(kāi)展和撤展等不同階段，主辦單位都應(yīng)和參展商進(jìn)行有效溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場(chǎng)館的使用規(guī)定。必要時(shí)，主辦單位可以采用強(qiáng)制性措施，用以維護(hù)絕大多數(shù)參展商的正當(dāng)利益和保證展覽會(huì)的順利進(jìn)行。

　　展會(huì)不僅是一個(gè)展示產(chǎn)品的窗口，更是一個(gè)展示產(chǎn)品和服務(wù)的窗口，旨在展示企業(yè)形象，提升品牌影響力。展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理，必須嚴(yán)格管理和規(guī)范。